Основы расчетных операций от наличных до безналичных платежей для бизнеса

Расчетные операции

Для ведения хозяйственной деятельности юридическое лицо или физическое лицо-предприниматель может осуществлять расчеты как в наличной, так и безналичной форме. По закону, к наличной форме относится не только оплата за услуги непосредственно наличными, но и оплата карточкой через POS-терминал.

Для осуществления расчетов с потребителями нужно открыть текущий счет в банке, о чем с банком заключается соответствующий договор. Банк, в котором открыть текущий счет, вы выбираете самостоятельно.

Регистратор расчетных операций

Расчетные операции проводятся юридическим лицом через кассовые аппараты — регистраторы расчетных операций (далее — «РРО») с печатью соответствующих расчетных документов.

ФЛП, находящийся на упрощенной системе налогообложения, может не использовать РРО, если объем его дохода в течение календарного года не превышает 1 млн. грн. В таком случае, ФЛП не использует расчетную книжку и книгу учета расчетных операций. Подтверждением проведения расчетных операций будет зарегистрированная в фискальной службе Книга учета доходов и расходов. При этом, ГФС неоднократно указывала, что использование POS-терминала возможно без регистрации и использования РРО.

Если у ФЛП объем дохода превысит 1 млн. грн., с первого месяца квартала, следующего за возникновением такого превышения, нужно применять РРО, расчетную книжку и книгу учета расчетных операций.

Несмотря на наличие возможности у ФЛП работать без РРО, на него распространяется требование предоставить потребителю расчетный документ (квитанция, товарный или кассовый чек и т.п.), удостоверяющий факт покупки, с отметкой о дате продажи. Самый удобный и быстрый способ оформить расчетный документ — использование кассового аппарата (РРО). Закон позволяет ФЛП использовать РРО без перевода его в фискальный режим, то есть без регистрации.

Приобрести РРО можно у производителя кассовой техники. Перед приобретением РРО нужно убедиться, что:

• модель РРО включена в Государственный реестр РРО
• срок службы РРО не исчерпан
• предельный срок регистрации выбранной модели РРО в реестре не наступил.

При покупке РРО, бывшего в употреблении, следует убедиться, что регистрацию такого РРО отменили (взять у продавца (владельца) РРО справку об отмене регистрации по месту предыдущей регистрации).

Использование РРО требует заключения договора о его сервисном обслуживании. Сервисное обслуживание РРО осуществляется Центром сервисного обслуживания и является платным. Размер оплаты зависит от вида РРО и условий его обслуживания.

После этого юридическое лицо обязано зарегистрировать РРО в контролирующем органе, а также осуществить персонализацию, опломбирование и перевод РРО в фискальный режим работы.

Для юридического лица, на период выхода из строя РРО или в случае отключения электроэнергии в течение не более 7 рабочих дней, расчетные операции осуществляются с использованием книги учета расчетных операций и расчетной книжки или с применением резервного РРО. Поэтому, на каждое РРО нужно регистрировать книгу учета расчетных операций. Первая книга УРО и расчетная книжка регистрируются одновременно с регистрацией РРО.

Требования для юридического лица по использованию и ведению книги УРО и расчетной книжки, о которых мы отметили выше, сейчас действуют. Однако 01.10.2018 вступил в силу Приказ Министерства финансов Украины №773, который упрощает осуществление кассовых операций юридическими лицами и дает право не использовать книгу УРО и расчетную книжку. Однако, несмотря на то, что Приказ №773 уже вступил в силу, указанные положения можно будет реализовать только после вступления в силу другого акта Минфина. Сейчас этот акт еще не принят.

Как ФЛП, так и ООО может воспользоваться новой системой Е-кассы от ГФС. Программа «Электронный чек» может быть установлена на любое устройство — персональный компьютер, планшет или смартфон. Это позволит вам отказаться от покупки кассового аппарата (РРО), а затем и от печати бумажных чеков. Сама программа является бесплатной. Электронный чек будет генерироваться, регистрироваться в системе ГФС и дополняться QR-кодом, после чего будет передаваться на устройство. Информация о фискальном номере чека и его QR-код будет храниться в системе e-Receipt и будет доступна для просмотра как плательщику, так и покупателю.

Для юридического лица внедрение такой системы Е-кассы может быть сложнее, поскольку ее использование не освобождает от ответственности за нарушение требований законодательства в сфере применения регистраторов расчетных операций. Похоже на то, что юридическому лицу придется применять обычный РРО и Е-кассу параллельно. Этот вопрос нужно будет согласовывать через предварительные консультации с ГФС. Для ФЛП, у которого нет обязанности использовать РРО, Е-касса может быть очень удобным решением.

Касса

Как ФЛП, так и юридическое лицо (ЮЛ) осуществляют наличные расчеты через кассу. При этом, вся наличность, которая поступает, должна своевременно (в день ее получения) и в полной сумме оприходоваться, то есть вноситься в кассу на полную сумму ее фактического поступления и учитываться в кассовой книге.

Касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, приема, выдачи, хранения наличности, других ценностей, кассовых документов.

Кассовая книга для учета операций с наличностью

Юридическое лицо, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью. В кассовой книге отражаются все поступления и выдача наличности. Физическое лицо-предприниматель не ведет кассовую книгу, а оприходует наличность в Книге учета доходов и расходов.

Что касается кассовой книги юридического лица, то ее страницы нумеруются и прошнуровываются. Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями директора и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги — «Вкладные листы кассовой книги», остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Звіт касира», являются документами, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Кассир осуществляет записи в кассовой книге по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день не осуществляются. Кассир ежедневно в конце рабочего дня суммирует операции за день, выводит остаток наличности в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию как отчет кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги, с приходными и расходными кассовыми ордерами под подпись в кассовой книге.

Кассовую книгу можно вести в электронной форме при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов.

Порядок оприходования наличности в кассе. Лимит кассы

Юридическое лицо обязано разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе, в котором максимально учесть особенности работы юридического лица (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики сменности, порядок и особенности сдачи наличной выручки (наличности) в банк).

В кассе во внерабочее время юридическому лицу можно держать наличность в пределах, не превышающих самостоятельно установленный ими лимит кассы. Лимит кассы — это возможный остаток наличности на конец рабочего дня в кассе. Наличность, превышающая лимит, сдается в банк для ее зачисления на банковский счет. Физическим лицам-предпринимателям лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличности) не устанавливаются.

Юридические лица должны сдавать наличность в банк в согласованные сроки:

• в населенных пунктах, где есть банки — ежедневно (в день поступления наличной выручки);
• если график работы не позволяет сдавать наличность в день ее поступления, — на следующий день за днем ее поступления;
• в населенных пунктах, где нет банков, — не реже одного раза в пять рабочих дней.

Лимит кассы юридического лица устанавливается на основании расчета среднедневного поступления наличности в кассу или ее среднедневной выдачи из кассы по решению директора. Вновь созданные юридические лица устанавливают лимит кассы согласно прогнозному расчету на первые три месяца их работы.

Если юридическое лицо не утвердит лимит кассы, он считается нулевым. В таком случае вся наличность, находящаяся в кассе на конец рабочего дня и не сданная в банк, считается сверхлимитной, кроме определенных исключений. Например, не считается сверхлимитной наличность, полученная в банке для оплаты труда или выплаты дивидендов в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличности в банке.

Требования к расчетным документам

При проведении расчетов за проданные товары (предоставленные услуги) РРО распечатывает кассовый чек на товары.

Кассовый чек должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование хозяйственной единицы (хозяйственная единица — стационарный или передвижной объект, в том числе транспортное средство, где реализуются товары или предоставляются услуги и осуществляются расчетные операции);
• адрес хозяйственной единицы;
• для плательщика НДС — индивидуальный налоговый номер плательщика НДС, перед номером печатаются большие буквы «ПН»;
• для неплательщика НДС — налоговый номер (код ЕГРПОУ для юридических лиц, индивидуальный налоговый номер — для физических) или серия и номер паспорта (для физических лиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта), перед которым печатаются большие буквы "ІД" (идентификационные данные);
• если объем полученной услуги не равен единице измерения, — количество, стоимость приобретенного товара (полученной услуги);
• стоимость единицы измерения товара (услуги);
• код товарной подкатегории согласно УКТ ВЭД (указывается в случаях, предусмотренных действующим законодательством);
• название товара (услуги);
• буквенное обозначение ставки НДС справа от напечатанной стоимости товара (услуги) (для плательщиков НДС);
• обозначение формы оплаты (наличными, электронным платежным средством, в кредит и т.д.) и сумму средств по этой форме оплаты;
• общую стоимость приобретенных товаров (полученных услуг) в пределах чека, перед которой печатается слово «СУмма» или «ВСЕГО»;
• для плательщиков НДС, — отдельной строкой буквенное обозначение ставки НДС, размер ставки НДС в процентах, общую сумму НДС по всем указанным в чеке товарам (услугам), в начале строки печатаются большие буквы «НДС»;
• порядковый номер кассового чека, дату (день, месяц, год) и время (час, минута) проведения расчетной операции;
• фискальный номер регистратора расчетных операций, перед которым печатаются большие буквы «ФН»;
• надпись «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» и наименование или логотип производителя.

Указанные выше требования определены только для фискального чека, то есть распечатанного с использованием зарегистрированного РРО, однако мы рекомендуем внести такие же данные и в нефискальный чек. При этом, надпись «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» может быть заменена на «НЕФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК».

В случае, если оплата за услуги будет проводиться с помощью платежной карты, кроме расчетного документа, выдается чек POS-терминала.

Чек POS-терминала или слип не является расчетным документом, подтверждающим факт продажи товаров или оказания услуг. Этот документ лишь подтверждает осуществление операции с использованием платежной карты

К чеку POS-терминала, как к документу по операциям с использованием электронных платежных средств, предъявляются отдельные требования. Он должен иметь следующие обязательные реквизиты:

• идентификатор эквайера и торговца или другие реквизиты, позволяющие их идентифицировать;
• идентификатор платежного устройства;
• дату и время совершения операции;
• сумму и валюту операции;
• сумму комиссионного вознаграждения;
• реквизиты электронного платежного средства, которые разрешены правилами безопасности платежной системы;
• вид операции;
• код авторизации или другой код, идентифицирующий операцию в платежной системе.

В шапке чека нужно указать реквизиты, которые дают возможность идентифицировать продавца. Чек POS-терминала имеет статус первичных документов.