Основи розрахункових операцій від готівкових до безготівкових платежів для бізнесу

Розрахункові операції

Для ведення господарської діяльності юридична особа або фізична особа-підприємець може здійснювати розрахунки як у готівковій, так і безготівковій формі. За законом, до готівкової форми належить не лише оплата за послуги безпосередньо готівкою, але і оплата карткою через POS-термінал.

Для здійснення розрахунків із споживачами потрібно відкрити поточний рахунок у банку, про що з банком укладається відповідний договір. Банк, в якому відкрити поточний рахунок, ви обираєте самостійно.

Реєстратор розрахункових операцій

Розрахункові операції проводяться юридичною особою через касові апарати — реєстратори розрахункових операцій (далі – «РРО») з друком відповідних розрахункових документів.

ФОП, що перебуває на спрощеній системі оподаткування, може не використовувати РРО, якщо обсяг його доходу протягом календарного року не перевищує 1 млн. грн. У такому випадку, ФОП не використовує розрахункову книжку та книгу обліку розрахункових операцій. Підтвердженням проведення розрахункових операцій буде зареєстрована в фіскальній службі Книга обліку доходів і витрат. При цьому, ДФС неодноразово вказувала, що використання POS-терміналу можливе без реєстрації та використання РРО.

Якщо у ФОП обсяг доходу перевищить 1 млн. грн., з першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, потрібно застосовувати РРО, розрахункову книжку та книгу обліку розрахункових операцій.

Попри наявність можливості у ФОП працювати без РРО, на нього поширюється вимога надати споживачеві розрахунковий документ (квитанція, товарний чи касовий чек і т.п.), що засвідчує факт купівлі, з позначкою про дату продажу. Найзручніший та найшвидший спосіб оформити розрахунковий документ — використання касового апарату (РРО). Закон дозволяє ФОП використовувати РРО без переведення його у фіскальний режим, тобто без реєстрації.

Придбати РРО можна у виробника касової техніки. Перед придбанням РРО потрібно пересвідчитись, що:

• модель РРО включена до Державного реєстру РРО
• строк служби РРО не вичерпано
• граничний строк реєстрації вибраної моделі РРО у реєстрі не настав.

Під час купівлі РРО, що був у використанні, слід пересвідчитися, що реєстрацію такого РРО скасували (узяти у продавця (власника) РРО довідку про скасування реєстрації за місцем попередньої реєстрації).

Використання РРО потребує укладення договору про його сервісне обслуговування. Сервісне обслуговування РРО здійснюється Центром сервісного обслуговування та є платним. Розмір оплати залежить від виду РРО та умов його обслуговування.

Після цього юридична особа зобов’язана зареєструвати РРО у контролюючому органі, а також здійснити персоналізацію, опломбування та переведення РРО у фіскальний режим роботи.

Для юридичної особи, на період виходу з ладу РРО або у разі відключення електроенергії протягом не більше 7 робочих днів, розрахункові операції здійснюються з використанням книги обліку розрахункових операцій та розрахункової книжки або із застосуванням резервного РРО. Тому, на кожне РРО потрібно реєструвати книгу обліку розрахункових операцій. Перша книга ОРО та розрахункова книжка реєструються одночасно з реєстрацією РРО.

Вимоги для юридичної особи щодо використання і ведення книги ОРО і розрахункової книжки, про які ми зазначили вище, зараз є чинними. Однак 01.10.2018 набрав чинності Наказ Міністерства фінансів України №773, який спрощує здійснення касових операцій юридичними особами та надає право не використовувати книгу ОРО та розрахункову книжку. Однак, незважаючи на те, що Наказ №773 вже набрав чинності, зазначені положення можна буде реалізувати лише після набрання чинності іншим актом Мінфіну. Наразі цей акт ще не прийнятий.

Як ФОП, так і ТОВ може скористатись новою системою Е-каси від ДФС. Програма «Електронний чек» може бути встановлена на будь-який пристрій – персональний комп’ютер, планшет чи смартфон. Це дозволить вам відмовитись від купівлі касового апарату (РРО), а відтак і від друку паперових чеків. Сама програма є безкоштовною. Електронний чек генеруватиметься, реєструватиметься в системі ДФС і доповнюватиметься QR-кодом, після чого передаватиметься на пристрій. Інформація про фіскальний номер чеку та його QR-код зберігатиметься в системі e-Receipt та буде доступною для перегляду як платникові, так і покупцеві.

Для юридичної особи впровадження такої системи Е-каси може бути складнішим, оскільки її використання не звільняє від відповідальності за порушення вимог законодавства у сфері застосування реєстраторів розрахункових операцій. Схоже на те, що юридичній особі доведеться застосовувати звичайний РРО і Е-касу паралельно. Це питання потрібно буде узгоджувати через попередні консультації із ДФС. Для ФОП, що не має обов’язку використовувати РРО, Е-каса може бути дуже зручним рішенням.

Каса

Як ФОП, так і юридична особа (ЮО) здійснюють готівкові розрахунки через касу. При цьому, вся готівка, яка надходить, має своєчасно (в день її одержання) та в повній сумі оприбутковуватись, тобто вноситись до каси на повну суму її фактичного надходження і обліковуватись у касовій книзі.

Каса – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів.

Касова книга для обліку операцій з готівкою

Юридична особа, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою. У касовій книзі відображаються усі надходження і видача готівки. Фізична особа-підприємець не веде касову книгу, а оприбутковує готівку в Книзі обліку доходів і витрат.

Щодо касової книги юридичної особи, то її сторінки нумеруються та прошнуровуються. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами директора і головного бухгалтера. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги – «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги – «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують про рух грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Касир здійснює записи в касовій книзі за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються. Касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги, з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Касову книгу можна вести в електронній формі за умови забезпечення належного зберігання касових документів.

Порядок оприбуткування готівки в касі. Ліміт каси

Юридична особа зобов’язана розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі, в якому максимально врахувати особливості роботи юридичної особи (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку).

У касі в позаробочий час юридичній особі можна тримати готівку у межах, що не перевищує самостійно встановлений ними ліміт каси. Ліміт каси – це можливий залишок готівки на кінець робочого дня у касі. Готівка, що перевищує ліміт, здається до банку для її зарахування на банківський рахунок. Фізичним особам-підприємцям ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються.

Юридичні особи повинні здавати готівку в банк у погодженні строки:

• у населених пунктах, де є банки – щодня (у день надходження готівкової виручки);
• якщо графік роботи не дає змогу здавати готівку у день її надходження, – наступного дня за днем її надходження;
• у населених пунктах, де немає банків, – не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.

Ліміт каси юридичної особи встановлюється на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням директора. Новостворені юридичні особи встановлюють ліміт каси згідно з прогнозним розрахунком на перші три місяці їх роботи.

Якщо юридична особа не затвердить ліміт каси, він вважається нульовим. У такому випадку усі готівка, що перебуває у касі на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною, крім певних винятків. Наприклад, не вважається понадлімітною готівка одержана в банку для оплати праці чи виплати дивідендів протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку.

Вимоги до розрахункових документів

При проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги) РРО роздруковує касовий чек на товари.

Касовий чек повинен містити такі обов’язкові реквізити:

• найменування господарської одиниці (господарська одиниця – стаціонарний або пересувний об’єкт, у тому числі транспортний засіб, де реалізуються товари чи надаються послуги та здійснюються розрахункові операції);
• адресу господарської одиниці;
• для платника ПДВ – індивідуальний податковий номер платника ПДВ, перед номером друкуються великі літери «ПН»;
• для неплатника ПДВ – податковий номер (код ЄДРПОУ для юридичних осіб, індивідуальний податковий номер – для фізичних) або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), перед яким друкуються великі літери «ІД» (ідентифікаційні дані);
• якщо обсяг отриманої послуги не дорівнює одиниці виміру, – кількість, вартість придбаного товару (отриманої послуги);
• вартість одиниці виміру товару (послуги);
• код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД (зазначається у випадках, передбачених чинним законодавством);
• назва товару (послуги);
• літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої вартості товару (послуги) (для платників ПДВ);
• позначення форми оплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит, тощо) та суму коштів за цією формою оплати;
• загальну вартість придбаних товарів (отриманих послуг) у межах чека, перед якою друкується слово «СУМА» або «УСЬОГО»;
• для платників ПДВ, – окремим рядком літерне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкуються великі літери «ПДВ»;
• порядковий номер касового чека, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) проведення розрахункової операції;
• фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
• напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» та найменування або логотип виробника.

Зазначені вище вимоги визначені лише для фіскального чеку, тобто роздрукованого із використанням зареєстрованого РРО, проте ми рекомендуємо внести такі самі дані і в нефіскальний чек. При цьому, напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» може бути замінений на “НЕФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК”.

У разі, якщо оплата за послуги буде проводитись за допомогою платіжної картки, крім розрахункового документа, видається чек POS-терміналу.

Чек POS-терміналу або сліп не є розрахунковим документом, підтверджуючим факт продажу товарів чи надання послуг. Цей документ лише підтверджує здійснення операції з використанням платіжної картки

До чеку POS-терміналу, як до документу по операціях з використанням електронних платіжних засобів, ставляться окремі вимоги. Він повинен мати такі обов’язкові реквізити:

• ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати;
• ідентифікатор платіжного пристрою;
• дату та час здійснення операції;
• суму та валюту операції;
• суму комісійної винагороди;
• реквізити електронного платіжного засобу, які дозволені правилами безпеки платіжної системи;
• вид операції;
• код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі.

В шапці чека потрібно вказати реквізити, які дають можливість ідентифікувати продавця. Чек POS-терміналу має статус первинних документів.