Документообіг та Бухгалтерія під час автоперевезень неможливо уявити без первинних документів та типових форм, які за фактом і є достовірною аргументацією для підтвердження транспортних витрат.
Транспортні витрати – що це таке?
Під будь-яким видом транспортних витрат маються на увазі витрати організації/підприємства, що надає послуги з доставки вантажів (товар, матеріал, кошти). Залежно від сукупності основних чинників (спосіб транспортування/вид товару/місце відправлення-призначення та інше), список транспортних документів для обґрунтування статті витрат може бути змінений.
Документи для перевезення вантажу – що потрібно?
- Бухгалтерський облік транспортних документів, хоча безпосередньо пов'язаний з конкретною ситуацією, але базується на наступних основоположних документах для обліку транспортних послуг:
- Картка обліку напрацювання та відстеження обігу АБ/Картка обліку напрацювання та відстеження обігу АБ;
- Транспортна накладна/Транспортна накладна;
- Товарно - транспортна накладна на вантаж (на переміщення/на відпустку товару, виробу)/Товарно-транспортна накладна на вантаж (на переміщення/на відпустку товару, виробу);
- Талон замовника/Талон замовника;
- Шляховий лист службового легкового/вантажного автомобіля/Дорожній лист службового легкового/вантажного автомобіля;
- Договір із Покупцем/Договір з Покупцем;
- Акт;
- Рахунок-Фактура (платникам ПДВ)/Счет - Фактура (платникам ПДВ);
- Бланки суворої звітності/Бланки суворої звітності.
Перераховані вище доки транспортного обліку - це лише фундаментальна частина документів для заповнення логістичним підприємством або вантажоперевізником з метою моніторингу/звіту з транспортних послуг.
Первинні документи під час транспортних перевезень
Транспортні послуги у бухобліку відображаються шляхом внесення відповідних даних до транспортно-бухгалтерських доків шаблонів, складанням яких найчастіше бухгалтера займаються самостійно. Цей класичний варіант не відрізняється "рентабельністю" і вимагає від фахівця поглиблених знань з цього питання, підвищеної уважності та великих витрат часу. Його трудомісткість пояснюється складанням великої кількості таблиць різної форми для первинних транспортних документів, правильності та педантичності внесення до їх “шапки” або готового шаблону (наприклад - назва документа/дата його складання/найменування економічного суб'єкта, що становив док/фактичний зміст госпдіяльності та інше).
Щоб зберегти час і сили співробітників, сьогодні багато хто користується послугами юридичних сайтів, де за пару хвилин можна безкоштовно скачати готовий транспортний документ для бухобліку.
