Документи

Документи – основна складова організації документообігу на будь-якому підприємстві України. Підкоряючись спеціальним вимогам та правилам українського законодавства - вони не лише постійно задіяні у всіх процесах організацій/підприємств, а й забезпечують законність їхньої життєдіяльності.

Документи для підприємств – Законодавча база

Як відомо, діловодство та документообіг – складний цикл, що поєднує кілька взаємодоповнюючих процесів (якісне складання та оформлення документації/система організації/електронне діловодство).

Службові документи, на своєму шляху від точки "А" до точки "В", проходять кілька етапів обробки:

• Прийом;

• Попередній розгляд;

• Реєстрацію;

• Передачу;

• Виконання та контроль за ним;

• Відправлення.

Документування управлінської діяльності підприємств на території України ведеться відповідно до:

• Наказом №1000/5 МінЮста України 18/06/2015;

• ДСТУ 4163:2020;

• Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг»;

• Типовою інструкцією документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами у діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;

• Типовою інструкцією діловодства у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади/постанова КабМіну України № 55 17/01/2018;

• Вимогами власних Інструкцій діловодства.

Службова документація - Правила структури та Шаблони

У діловодстві "документом" вважається будь-який вид матеріального носія, що містить інформацію юридичної значущості із заповненням основних реквізитів для ідентифікації. Причому всі організаційно-розпорядчі документи повинні містити комплекс реквізитів/елементів, що розташовуються у порядку:

• Державний Герб;

• Емблема підприємства;

• Зображення нагород/за бажанням;

• Код юридичної особи за ОКПО/загальнодержавний класифікатор підприємств та організацій;

• Код форми документа по ОКУД/загальнодержавний класифікатор управлінської документації;

• Найменування міністерства/відомства/вищої організації (для підприємств відомчої підпорядкованості);

• Найменування юр.особи, структурного підрозділу;

• Контакти/фізична та юридична адреса підприємства (індекс зв'язку/поштова та телеграфна адреси/нр телефону та факсу/номер банківського рахунку);

• Назва виду документа;

• Дата;

• Індекс;

• Посилання на індекс/дату вхідного документа;

• Місце складання/видання;

• Гриф обмеження доступу до документа/узгодження та затвердження;

• Адресат;

• Резолюція;

• Заголовок тексту;

• Відмітка про контроль/наявність програми/засвідчення копії;

• Текст;

• Підпис;

• Візи;

• Друк юридичної особи;

• Дані виконавця/Прізвище, ініціали, номер телефону;

• Відмітки: про надходження/виконання/напрямок у справу або архів/перенесення даних на машинний носій.

Важливо пам'ятати, що правильність вказівки реквізитів – це запорука законності службового «паперу», а допущена помилка або відсутність хоча б одного з основного елемента формуляра – нейтралізує її юридичну силу і ставить під сумнів інформацію, що міститься в службовому документі.

Іншими словами, офіційний документ є підтвердженням правових зобов'язань або ділової діяльності компанії/підприємства лише тоді, коли дотримано встановленого порядку його оформлення. Тому, якщо з яких-небудь причин немає можливості правильно розробити шаблон документа для власних потреб своїми силами – рекомендується скористатися послугами юридичного сайту, де можна безкоштовно завантажити готові документи (Зразок – Договори/Бухгалтерські документи/Кадрові документи/Презентації/Приклади англійських договорів та багато іншого)