Оформлення посадової інструкції – невід'ємна частина повсякденної рутини будь-якої кадровики, а її відсутність на підприємстві/організації – пряме порушення трудового законодавства в Україні.
Посадові інструкції належать до категорії організаційно-правових документів. За своєю суттю, дані кадрові документи містять у своєму тексті основні завдання/обов'язки/права/відповідальність працівників конкретних професії та посади, які йому наказані до виконання.
Типова посадова інструкція розробляється обов'язково всім посад зі штатного розкладу. Причому кожен роботодавець зобов'язаний працівнику:
- Провести інструктаж;
- Визначити його робоче місце;
- забезпечити необхідними засобами;
- Роз'яснити права та обов'язки.
Всі ці кроки керівнику/інспектору відділу кадрів потрібно зробити до початку роботи нового співробітника за укладеним із ним трудовим договором відповідно до ст.29 КзпПр.
Значимість посадової інструкції
Наявність у кадрових службах типових посадових інструкцій – одна з головних вимог до компанії/підприємства і має бути обов'язковою. Інакше – на них чекають штрафні санкції.
Користь оформлення посадових інструкцій очевидна та незаперечна. Адже завдяки цьому документу, кожен співробітник при прийомі на роботу та звільнення чітко розуміє:
- Покладені на нього функціональні та посадові обов'язки;
- Очікувані від роботи результати;
- Встановлений робочий графік;
- Умови оформлення/оплати лікарняних листів та відпустки;
- Як і яким чином буде оцінено його праці;
- Яка відповідальність передбачена за невиконання ним встановлених вимог (приклад - дисциплінарні/суспільні стягнення П.3 ст.40 КЗпП).
Кадрові документи та Інструкції
У кадровому документообігу найчастіше використовуються бланки:
- Посадової інструкції, у структурі якої мають бути такі розділи – «Загальні положення», «Завдання та обов'язки» «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємини (зв'язки) за професією/посадою»;
- Робоча інструкція, структура якої аналогічна посадовій інструкції та доповнена розділом «Приклади робіт».
Уніфіковані форми для посадової та робочої інструкцій:
1. Базуються на Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (Протокол №3 Методичної комісії Держкомархіву 20/06/2006);
2. Повинні мати розділи, що нумеруються арабськими цифрами та повинні розміщуватись у певній послідовності.
Як правило, розробка проекту/шаблону посадових інструкцій покладається на:
- Керівника методико-консультаційної підтримки кадрової служби;
- Інспекторів кадрової служби/відділу кадрів.
Далі складений документ проходить перевірку на відповідність законодавству України, а також погодження у кадровій та юридичній службах підприємства.
Крім досить складного способу самостійно розробити інструкції, існує більш комфортний і надійний варіант – в інтернеті безкоштовно скачати зразок «Посадова інструкція» та використовувати цю посадову інструкцію за призначенням (наприклад – «Посадова інструкція завідувача лабораторії», «Посадова інструкція головної медичної сестри» так далі) для оформлення, внесення змін та доповнень (Загальні положення - Вип. 1 СКХПР Гл.1 бз.7 п.6 та Гл.2 абз.8 п.6/КЗпП Ч.3 Ст.32., Ст.44 ).
Також варто не забувати, що згідно з п.14 гол. 1 розділу II «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях» (наказ №1000/5 Мін'юст 18/06/2015) – діловодство має здійснюватись державною мовою, крім випадків , що передбачені Законом про мови в Україні.
