Документы - основополагающая составляющая организации документооборота на любом предприятии Украины. Подчиняясь специальным требованиям и правилам украинского законодательства - они не только постоянно задействуются во всех процессах организаций/предприятий, но и обеспечивают законность их жизнедеятельности.
Документы для предприятий – Законодательная база
Как известно, делопроизводство и документооборот – сложный цикл, объединяющий несколько взаимодополняющих процессов (качественное составление и оформления документации/система организации/электронное деловодство).
Служебные документы, на своем пути от точки “А” до точки “В”, проходят несколько этапов обработки:
Прием;
Предварительное рассмотрение;
Регистрацию;
Передачу;
Исполнение и контроль за ним;
Отправку.
Документирование управленческой деятельности предприятий на территории Украины ведется в соответствии с:
Наказом №1000/5 МінЮста України 18/06/2015;
ДСТУ 4163:2020;
Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»;
Типовой инструкцией документирования управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена;
Типовой инструкцией делопроизводства в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти/постановление КабМина Украины№ 55 17/01/2018;
Требованиями собственных Инструкций делопроизводства.
Служебная документация - Правила структуры и Шаблоны
В делопроизводстве «документом» считается любой вид материального носителя, содержащий информацию юридической значимости с заполнением основных реквизитов для идентификации. Причем, все организационно-распорядительные документы должны содержать комплекс реквизитов/элементов, располагающихся в определенном порядке:
Государственный герб;
Эмблема предприятия;
Изображение наград/по желанию;
Код юридического лица по ОКПО/общегосударственный классификатор предприятий и организаций;
Код формы документа по ОКУД /общегосударственный классификатор управленческой документации;
Наименование министерства/ведомства/вышестоящей организации (для предприятий ведомственной подчиненности);
Наименование юр.лица, структурного подразделения;
Контакты/физический и юридический адрес предприятия (индекс связи/почтовый и телеграфный адреса/нр телефона и факса/номер банковского счета);
Название вида документа;
Дата;
Индекс;
Ссылка на индекс/дату входящего документа;
Место составления/издания;
Гриф ограничения доступа к документу/согласования и утверждения;
Адресат;
Резолюция;
Заголовок текста;
Отметка о контроле/наличии приложения/заверении копии;
Текст;
Подпись;
Визы;
Печать юридического лица;
Данные исполнителя/Фамилия, инициалы, номер телефона;
Отметки: о поступлении/исполнении/направлении в дело или архив/переносе данных на машинный носитель.
Важно помнить, что правильность указания реквизитов – это залог законности служебной «бумаги», а допущенная ошибка или отсутствие хотя бы одного из основного элемента формуляра – нейтрализует ее юридическую силу и ставит под сомнение содержащуюся в служебном документе информацию.
Иными словами, официальный документ является подтверждением правовых обязательств или деловой деятельности компании/предприятия только, когда соблюден установленный порядок его оформления. Поэтому, если по каким-либо причинам нет возможности правильно разработать шаблон документа для собственных нужд своими силами – рекомендуется воспользоваться услугами юридического сайта, где можно бесплатно скачать готовые документы (Образец – Договора/Бухгалтерские документы/Кадровые документы/Презентации/Примеры английских договоров и многое другое).
