Оформление должностной инструкции – неотъемлемая часть повседневной рутины любого кадровика, а ее отсутствие на предприятии/организации – прямое нарушение трудового законодательства в Украине.
Должностные инструкции относят к категории организационно-правовых документов. По своей сути, данные кадровые документы содержат в своем тексте основные задачи/обязанности/права/ответственность работников конкретных профессии и должности, которые ему предписаны к выполнению.
Типовая должностная инструкция разрабатывается обязательно для всех должностей из штатного расписания. Причем, каждый работодатель обязан работнику:
Провести инструктаж;
Определить его рабочее место;
Обеспечить необходимыми средствами;
Разъяснить права и обязанности.
Все эти шаги руководителю/инспектору отдела кадров требуется сделать до начала работы нового сотрудника по заключенному с ним трудовому договору в соответствии со Ст.29 КЗоТ.
Значимость должностной инструкции
Наличие в кадровых службах типовых должностных инструкций – одно из главных требований к компании/предприятию и должно быть обязательно. В противном случае – их ожидают штрафные санкции.
Польза оформления должностных инструкций очевидна и неоспорима. Ведь благодаря данному документу, каждый сотрудник при приеме на работу и увольнении, четко понимает:
Возложенные на него функциональные и должностные обязанности;
Ожидаемые от его работы результаты;
Установленный рабочий график;
Условия оформления/оплаты больничных листов и отпуска;
Как и каким образом будут оценены его труды;
Какая ответственность предусмотрена за невыполнение им установленных требований (пример - дисциплинарные/общественные взыскания П.3 Ст.40 КЗоТ).
Кадровые документы и Инструкции
В кадровом документообороте чаще всего используются бланки:
Должностной инструкции, в структуре которой должны присутствовать следующие разделы – «Общие положения», «Задачи и обязанности» «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования», «Взаимоотношения (связи) по профессии/должности»;
Рабочей инструкции, структура которой аналогична должностной инструкции и дополнена разделом «Примеры работ».
Унифицированные формы для должностной и рабочей инструкций:
1. Базируются на Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов (Протокол №3 Методической комиссии Госкомархива 20/06/2006);
2. Должны иметь разделы, которые нумеруются арабскими цифрами и должны размещаться в определенной последовательности.
Как правило, разработка проекта/шаблона должностных инструкций возлагается на:
Руководителя методико-консультационной поддержке кадровой службы;
Инспекторов кадровой службы/отдела кадров.
Далее, составленный документ проходит проверку на соответствие законодательству Украины, а также согласование в кадровой и юридической службах предприятия.
Помимо достаточно сложного способа самостоятельно разработать инструкции, существует более комфортный и надежный вариант – в интернете бесплатно скачать образец «Посадова інструкція» и использовать данную должностную инструкцию по назначению (к примеру - «Должностная инструкция заведующего лаборатории», «Должностная инструкция главной медицинской сестры» и так далее) для оформления, внесения изменений и дополнений (Общие положения - Вып. 1 СКХПР Гл.1 бз.7 п.6 и Гл.2 абз.8 п.6/КЗоТ Ч.3 Ст.32., Ст.44).
Также, стоит не забывать, что согласно п.14 гл. 1 раздела II «Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях» (приказ №1000/5 Минюст 18/06/2015) – делопроизводство должно осуществляться на государственном языке, кроме случаев, которые предусмотрены Законом о языках в Украине.
