Договор аренды офиса в бизнес центре

Развитие и процветание бизнеса значительно определяются правильным выбором офисного пространства. При выборе места для офиса важно учесть множество аспектов, влияющих на подбор идеального помещения. Но наиболее важной частью аренды является договор, поэтому всегда можно использовать договор на аренду офиса шаблон, чтобы облегчить весь процесс. 

Договор аренды офисной недвижимости виды и особенности

Существует два основных типа договоров для аренды коммерческих помещений, зависящих от назначения объекта. Самый распространенный вариант - это договор аренды для офисных пространств. Под коммерческими помещениями понимают здания или части зданий, предназначенные для проведения разнообразных видов деятельности, от производственной до торговой. Вариант аренды жилых помещений также возможен, однако стоит помнить, что в таких помещениях проведение некоторых видов бизнеса может быть ограничено. Перед заключением договора на использование жилого помещения под офис, следует проконсультироваться с юристом, чтобы удостовериться в соответствии помещения выбранному виду деятельности.

Договоры аренды также классифицируют по типу участников сделки: аренда между юридическими лицами, где обе стороны представлены уполномоченными представителями и соглашение удостоверяется фирменной печатью и подписью руководителя; и аренда между физическими лицами, где стандартный образец договора может быть использован, но перед его подписанием арендаторам рекомендуется ознакомиться с документацией на объект, который арендуют, подтверждающей его статус нежилого помещения; и, наконец, аренда офиса между физическим лицом и компанией, что является довольно распространенным видом аренды. Особое внимание при таком виде аренды уделяется порядку оплаты: арендную плату можно перечислять на банковский счет физического лица или оплачивать наличными.

Необходимые документы

Для оформления договора аренды офиса в бизнес-центре в Украине вам потребуются следующие документы и действия:

• Паспорт и идентификационный код - как основные документы, удостоверяющие личность арендатора (для физических лиц). Юридические лица должны предоставить реквизиты компании.
• Выписка из ЕГРПОУ (Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины) - для юридических лиц, подтверждающая регистрацию компании.
• Документы на право собственности или аренды помещения со стороны арендодателя, подтверждающие его полномочия на заключение договора аренды.
• Технический паспорт на арендуемое помещение, где указаны его характеристики и площадь.
• Договор аренды, где должны быть четко прописаны условия аренды, сроки, стоимость, порядок оплаты, права и обязанности сторон, условия досрочного расторжения и пролонгации договора.
• Акт приема-передачи офисного помещения, который подписывается сторонами при фактической передаче офиса в аренду и фиксирует его состояние на момент передачи.
• Полис страхования (по договоренности сторон) для защиты от возможных рисков, связанных с эксплуатацией помещения.
• Согласие на обработку персональных данных в соответствии с законодательством Украины о защите персональных данных.

Обязательно проверьте актуальность перечня документов и требований у вашего арендодателя или воспользуйтесь услугами юриста во избежание возможных правовых ошибок при оформлении договора.

Что еще необходимо учесть при аренде помещений под офис?

При аренде офисных помещений необходимо принимать во внимание следующие аспекты:

• Не обходите стороной оформление договора аренды, поскольку арендные отношения имеют свои особенности и потенциальные тонкости, которые кажутся на первый взгляд очевидными.
• Убедитесь, что в документах четко указано назначение арендуемого пространства. Несоответствие назначения помещения вашему виду деятельности может привести к конфликтам с соседями и проблемам с органами власти.
• Ознакомьтесь с условиями оплаты дополнительных услуг. Арендодатель может включить в арендную плату расходы на интернет, телефонию, уборку, а также возможные доплаты за использование лифта, коридоров и парковки.
• Будьте внимательны к внутренним коэффициентам в стоимости аренды, которые могут существенно увеличить ваш ежемесячный или квартальный платеж.
• Избегайте ситуаций, связанных с субарендой, поскольку это связано с высокими рисками обмана. В случае крайней необходимости получите разрешение от настоящего владельца помещения.
• Учитывая возможность, что в будущем вам может понадобиться сменить офис, предусмотрите в договоре аренды процедуру досрочного расторжения сделки, чтобы избежать сложностей.

Необходимость государственной регистрации договоров

В нашей стране процесс аренды офисных помещений подчиняется законодательным нормам. Согласно действующему законодательству Украины, любой договор аренды, заключенный на период 12 месяцев или более, обязан быть зарегистрирован в государственном органе, таком как Бюро технической инвентаризации. Для упрощения процедуры и минимизации возможных трудностей, связанных с госрегистрацией, рекомендуется оформлять договор аренды на срок до одиннадцати месяцев. По истечении указанного времени можно заключить новый договор на аналогичный или меньший срок.

Для чего нужен акт приема-передачи

Документ, оформляющий передачу офисного пространства от собственника к арендатору, называется актом приема-передачи. Он должен быть выписан в двух копиях и подписан сторонами сделки. В содержании акта отображается детальная информация о характеристиках арендуемого объекта, включая:

• размерами помещения (и общей площадью, если помещений несколько);
• указанием на специфические условия использования помещения (ограничения для определенных видов бизнеса);
• оценкой текущего состояния помещения;
• обозначением необходимости проведения ремонта: текущего или капитального;
• учетом наличия мебели и офисного оборудования;
• подтверждением передачи ключей и необходимых доступов;
• списком структурных элементов (включая двери, окна, пол, стены, фасад и прилегающую территорию);
• состоянием систем коммуникаций (электричество, отопление, водоснабжение) и показания приборов учета на момент начала аренды;
• условиями для установки наружной рекламы и информационных знаков.

Расторжение договора аренды офиса

Расторжение договора аренды помещения под офис может происходить по разным причинам, и крайне важно точно и ясно описать в документе условия, при которых договор может быть расторгнут. Необходимо уделить внимание возможности одностороннего решения прекратить договор с обязательством уведомления об этом другой стороне заблаговременно, при этом не предусматривая обязательную выплату компенсации за досрочное прекращение сделки. Также следует четко указать условия продления договора на новый срок.