Договір оренди офісу в бізнес центрі

Розвиток і процвітання бізнесу значно визначаються правильним вибором офісного простору. Під час вибору місця для офісу важливо врахувати безліч аспектів, що впливають на підбір ідеального приміщення. Але найбільш важливою частиною оренди є договір, тому завжди можна використати договір на оренду офісу шаблон, щоб полегшити увесь процес. 

Договір оренди офісної нерухомості види і особливості

Існує два основних типи договорів для оренди комерційних приміщень, що залежать від призначення об'єкта. Найпоширеніший варіант - це договір оренди для офісних просторів. Під комерційними приміщеннями розуміють будівлі або частини будівель, призначені для проведення різноманітних видів діяльності, від виробничої до торговельної. Варіант оренди житлових приміщень також можливий, однак варто пам'ятати, що в таких приміщеннях проведення деяких видів бізнесу може бути обмежено. Перед укладенням договору на використання житлового приміщення під офіс, слід проконсультуватися з юристом, щоб упевнитися у відповідності приміщення обраному виду діяльності.

Договори оренди також класифікують за типом учасників угоди: оренда між юридичними особами, де обидві сторони представлені уповноваженими представниками та угода засвідчується фірмовою печаткою і підписом керівника; та оренда між фізичними особами, де стандартний зразок договору може бути використано, але перед його підписанням орендарям радиться ознайомитися з документацією на об'єкт, який орендують, що підтверджує його статус нежитлового приміщення; та, нарешті, оренда офісу між фізичною особою і компанією, що є доволі поширеним видом оренди. Особлива увага за такого виду оренди приділяється порядку оплати: орендну плату можна перераховувати на банківський рахунок фізичної особи або оплачувати готівкою.

Необхідні документи

Для оформлення договору оренди офісу в бізнес-центрі в Україні вам будуть потрібні такі документи та дії:

• Паспорт та ідентифікаційний код - як основні документи, що засвідчують особу орендаря (для фізичних осіб). Юридичні особи повинні надати реквізити компанії.
• Виписка з ЄДРПОУ (Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України) - для юридичних осіб, що підтверджує реєстрацію компанії.
• Документи на право власності або оренди приміщення з боку орендодавця, що підтверджують його повноваження на укладення договору оренди.
• Технічний паспорт на орендоване приміщення, де вказані його характеристики і площа.
• Договір оренди, де мають бути чітко прописані умови оренди, строки, вартість, порядок оплати, права та обов'язки сторін, умови дострокового розірвання та пролонгації договору.
• Акт приймання-передачі офісного приміщення, який підписується сторонами під час фактичного передання офісу в оренду та фіксує його стан на момент передання.
• Поліс страхування (за домовленістю сторін) для захисту від можливих ризиків, пов'язаних з експлуатацією приміщення.
• Згода на обробку персональних даних відповідно до законодавства України про захист персональних даних.

Обов'язково перевірте актуальність переліку документів і вимог у вашого орендодавця або скористайтеся послугами юриста для уникнення можливих правових помилок під час оформлення договору.

Що ще необхідно врахувати під час оренди приміщень під офіс?

При оренді офісних приміщень необхідно брати до уваги такі аспекти:

• Не обходьте стороною оформлення договору оренди, оскільки орендні відносини мають свої особливості та потенційні тонкощі, які здаються на перший погляд очевидними.
• Переконайтеся, що в документах чітко вказано призначення орендованого простору. Невідповідність призначення приміщення вашому виду діяльності може призвести до конфліктів із сусідами та проблем з органами влади.
• Ознайомтеся з умовами оплати додаткових послуг. Орендодавець може включити в орендну плату витрати на інтернет, телефонію, прибирання, а також можливі доплати за використання ліфта, коридорів і паркування.
• Будьте уважні до внутрішніх коефіцієнтів у вартості оренди, які можуть істотно збільшити ваш щомісячний або квартальний платіж.
• Уникайте ситуацій, пов'язаних із суборендою, оскільки це пов'язано з високими ризиками обману. У разі крайньої необхідності отримайте дозвіл від справжнього власника приміщення.
• З огляду на можливість, що в майбутньому вам може знадобитися змінити офіс, передбачте в договорі оренди процедуру дострокового розірвання угоди, щоб уникнути складнощів.

Необхідність державної реєстрації договорів

У нашій країні процес оренди офісних приміщень підпорядковується законодавчим нормам. Згідно з чинним законодавством України, будь-який договір оренди, укладений на період 12 місяців або більше, зобов'язаний бути зареєстрований у державному органі, такому як Бюро технічної інвентаризації. Для спрощення процедури і мінімізації можливих труднощів, пов'язаних з держреєстрацією, рекомендується оформляти договір оренди на строк до одинадцяти місяців. Після закінчення зазначеного часу можна укласти новий договір на аналогічний або менший строк.

Для чого потрібен акт приймання-передачі

Документ, що оформляє передачу офісного простору від власника до орендаря, називається актом приймання-передачі. Він має бути виписаний у двох копіях і підписаний сторонами угоди. У змісті акта відображається детальна інформація про характеристики орендованого об'єкта, включно з:

• розмірами приміщення (і загальну площу, якщо приміщень декілька);
• вказівкою на специфічні умови використання приміщення (обмеження для певних видів бізнесу);
• оцінкою поточного стану приміщення;
• позначенням необхідності проведення ремонту: поточного або капітального;
• обліком наявності меблів та офісного обладнання;
• підтвердженням передачі ключів і необхідних доступів;
• списком структурних елементів (включно з дверима, вікнами, підлогою, стінами, фасадом і прилеглою територією);
• станом систем комунікацій (електрика, опалення, водопостачання) і показання приладів обліку на момент початку оренди;
• умовами для встановлення зовнішньої реклами та інформаційних знаків.

Припинення договору оренди офісу

Розірвання договору оренди приміщення під офіс може відбуватися з різних причин, і вкрай важливо точно і ясно описати в документі умови, за яких договір може бути розірвано. Необхідно приділити увагу можливості одностороннього рішення припинити договір із зобов'язанням повідомлення про це іншій стороні завчасно, при цьому не передбачаючи обов'язкову виплату компенсації за дострокове припинення угоди. Також слід чітко вказати умови продовження договору на новий строк.