У наш час важливість захисту персональних даних стала особливо актуальною. Загальний регламент із захисту даних (GDPR) Європейського Союзу встановлює зобов'язання для організацій, включно з ІТ-компаніями, щодо обробки персональних даних. У цій статті ми розглянемо основні документи, які повинні бути в IT-компанії відповідно до GDPR. 

Політика конфіденційності є одним із ключових документів, які мають бути в IT-компанії згідно з GDPR. У ній мають бути чітко визначені цілі збору персональних даних, способи їх обробки, підстави для обробки, строки зберігання даних, а також інформація про права суб'єктів даних. Політика конфіденційності має бути доступною для всіх користувачів і клієнтів компанії. 

IT-компанія, яка збирає та обробляє персональні дані, повинна мати законну основу для цієї дії. Угода про обробку персональних даних є документом, що укладається між компанією та суб'єктами даних (користувачами, клієнтами тощо), у якому описуються права та обов'язки кожної сторони щодо обробки персональних даних. Цей документ має бути прозорим, зрозумілим та узгодженим згідно з вимогами GDPR. 

Згідно з GDPR, IT-компанія зобов'язана вести реєстр обробки персональних даних. Реєстр має містити інформацію про всі види обробки, категорії персональних даних, мету обробки, строки зберігання, отримувачів даних та іншу релевантну інформацію. Реєстр допомагає компанії вести облік своєї діяльності з обробки персональних даних і надавати інформацію регуляторам за запитом.  

Для певних видів обробки персональних даних, які можуть становити високий ризик для прав і свобод фізичних осіб, потрібно проводити оцінку впливу на захист даних (DPIA). У DPIA аналізуються потенційні загрози безпеці даних і вживаються заходи для мінімізації ризиків. IT-компанія повинна розробляти та вести DPIA для відповідних видів обробки персональних даних.  

Політика безпеки даних визначає заходи, яких вживає IT-компанія для забезпечення конфіденційності, цілісності та доступності персональних даних. У ній мають бути зазначені технічні та організаційні заходи безпеки, такі як шифрування даних, контроль доступу, моніторинг, регулярні аудити та навчання персоналу. Політика безпеки даних допомагає гарантувати захист персональних даних від несанкціонованого доступу та витоків. 

GDPR встановлює високі стандарти щодо захисту персональних даних, і IT-компанії зобов'язані дотримуватися цих вимог. Крім вищезазначених документів, є й інші вимоги GDPR, які IT-компанії також повинні враховувати. Це включає в себе повідомлення про порушення даних, процедури для обробки запитів суб'єктів даних і договори із зовнішніми постачальниками послуг. Важливо створити культуру захисту даних усередині компанії та регулярно оновлювати документи і процедури, щоб відповідати вимогам GDPR і забезпечити надійний захист персональних даних.