Як оформити договір в електронному вигляді: юридичні нюанси.

З кожним роком електронний документообіг стає дедалі популярнішим в Україні, що пов'язано з прискоренням бізнес-процесів і спрощенням взаємодії між сторонами. В умовах глобалізації та цифровізації економіки, актуальним стає питання: як підписати документи електронним підписом і які юридичні нюанси необхідно враховувати під час оформлення електронних договорів. Нижче ми розглянемо, що таке електронний підпис, його види та методи використання, а також питання захисту персональних даних у рамках електронних угод. Для більш детального вивчення питань, пов'язаних з оформленням електронних договорів, можна ознайомитися з шаблонами готових документів і договорів.

Юридичне обґрунтування використання електронної форми договору

Згідно зі статтею 642 Цивільного кодексу України, сторони можуть укласти договір у будь-якій формі, якщо це не суперечить вимогам закону. Важливо зазначити, що у випадках, коли закон допускає або вимагає письмову форму договору, така форма може бути дотримана за допомогою електронних документів. Це означає, що закон не робить відмінностей між паперовими та електронними формами, що значно спрощує процес підписання.

Згідно зі статтею 207 Цивільного кодексу України, електронні документи визнаються юридично значимими, якщо вони підписані електронним підписом. Це підтверджує, що «що таке електронний підпис?» Це зашифрований набір даних, який підтверджує особу підписувача та забезпечує цілісність документа. Електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, що було закріплено в Законі України «Про електронну комерцію» та Законі «Про електронний підпис».

Методи підписання електронного договору

Існує кілька способів підписання електронного договору, які різняться за рівнями надійності та вимогами до використання.

Електронний підпис:

• Простий електронний підпис (ПЕП) — це, як правило, цифровий код, який може бути вставлений в електронний документ і підтверджує згоду підписанта. Його можна використовувати для менш значних угод і він не потребує спеціальних засобів для створення.
• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це найнадійніший метод, що має юридичну силу, аналогічну рукописному підпису. Для його отримання необхідно звернутися до акредитованих центрів сертифікації ключів. КЕП забезпечує високий рівень захисту та перевіряємості.

Методи створення та використання електронного підпису:

• Як створити електронний підпис? Для цього необхідно звернутися до акредитованого центру сертифікації, де вам нададуть спеціальний ключ і програму для роботи з електронним підписом. Процес включає в себе ідентифікацію особи та отримання сертифіката, що підтверджує ваш електронний підпис.
• Як зробити цифровий підпис? Зазвичай це включає генерацію ключів, установку програмного забезпечення і подальшу активацію підпису. Існують і онлайн-сервіси, які дозволяють створювати електронні підписи, що спрощує процес для користувачів.

Як користуватися електронним підписом? Для цього слід:

• Встановити необхідне програмне забезпечення, яке підтримує електронні підписи.
• Використовувати особистий ключ для підпису документів. Важливо пам'ятати, що ваш особистий ключ має залишатися конфіденційним і не підлягає передачі третім особам.
• Перевіряти дійсність підпису через публічні ключі. Це допоможе підтвердити, що підпис дійсно належить заявленому підписувачу і документ не був змінений після підписання.

Існує безліч програм і платформ, які полегшують процес підписання електронних документів. До них належать різноманітні хмарні сервіси, що дають змогу підписувати документи без необхідності скачування додаткового програмного забезпечення. 

Як здійснюється захист персональних даних сторін в електронній угоді?

Важливим аспектом електронних правочинів є захист персональних даних. Законодавство України, зокрема Закон України «Про захист персональних даних», регулює питання обробки та зберігання таких даних. Під час укладення електронного договору сторони зобов'язані:

• Переконатися, що їхні персональні дані обробляються на законних підставах і використовуються тільки в цілях, для яких вони були зібрані. Це включає в себе зобов'язання повідомляти сторони про те, які саме дані будуть оброблятися і з якою метою.
• Вжити заходів для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу. Важливо використовувати шифрування даних і засоби аутентифікації, щоб мінімізувати ризики витоку інформації. Шифрування даних дає змогу захистити конфіденційність інформації, навіть якщо дані опиняться в руках зловмисників.

Важливо, щоб електронні договори містили умови про захист даних сторін, щоб гарантувати дотримання вимог законодавства. Це може включати, наприклад, зобов'язання сторін не розкривати особисті дані третім особам без згоди іншої сторони. Сторони також можуть включати до договорів положення про проведення аудитів безпеки, що допоможе переконатися, що всі заходи щодо захисту даних виконуються належним чином.

Таким чином, оформлення договору в електронному вигляді — це сучасний і зручний спосіб взаємодії сторін, який потребує знання юридичних нюансів, пов'язаних із використанням електронного підпису. Розуміння того, як підписати документи електронним підписом, як створити електронний підпис, а також як користуватися електронним підписом допоможе уникнути проблем і зробити процес укладення угод більш ефективним.