Використання електронного підпису DocuSign в Україні: правові аспекти та рекомендації

Який вид електронного підпису використовується в DocuSign?

У DocuSign застосовується звичайний електронний підпис.

Для угод рекомендується використання покращеного та кваліфікованого електронного підпису (КЕП), згідно з Цивільним кодексом України та Законом України «Про електронний документ та електронний документообіг». Підпис, створений через DocuSign, вважається електронним підписом і може використовуватись нарівні з покращеним або кваліфікованим електронним підписом, які регулюються Законом України «Про електронні довірчі послуги».

Підпис, отриманий через DocuSign, не є КЕП, а представляє собою простий електронний підпис до того моменту, поки DocuSign не набуде статусу кваліфікованого постачальника послуг згідно з Законом України «Про електронні довірчі послуги». Наразі DocuSign не може отримати такий статус через обмеження в законодавстві, але Міністерство цифрової трансформації працює над розв'язанням цієї проблеми

Чи можна загалом використовувати підпис з Docusign за українським законодавством?

Так, використання підпису з DocuSign допустиме за українським законодавством. Відповідно до частини 4 статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», інші види електронних підписів можуть застосовуватись на основі договору. Це означає, що учасники договору мають право використовувати електронний підпис, створений за допомогою DocuSign, у своїх взаємовідносинах, якщо існує взаємна згода.

Згідно з частиною 3 статті 207 Цивільного кодексу України, сторони договору можуть самостійно домовитись про умови застосування електронного підпису або аналогу особистого підпису. Однак, важливо, що у домовленості між сторонами повинні бути чітко визначені зразки такого аналога особистих підписів або встановлений порядок його використання.

Існують певні ризики при підписанні договору через DocuSign, проте вони мінімальні. 

Основний ризик полягає у можливості, що контрагент спробує оспорити угоду, заявивши про її недійсність. Однак, вважаємо, що аргументи про недійсність договору не будуть прийняті, а підтвердити факт укладення договору буде досить просто.

Згідно зі статтею 207 Цивільного кодексу України, електронна форма договору, укладеного з використанням електронних підписів, вважається рівноцінною письмовій формі. Таким чином, використання електронного підпису через DocuSign не вважається порушенням форми угоди і не може бути підставою для її визнання недійсною.

Якщо у вашому договорі є положення, яке узгоджує порядок використання електронного підпису, створеного через DocuSign. Це додатково знижує ризики та спрощує доведення у суді, де можна буде аргументувати, що:

• сторони домовились про укладення договору в електронній формі з використанням електронних підписів;
• заяви однієї зі сторін про недоліки форми угоди у частині підпису суперечитимуть принципу заборони суперечливої поведінки, що свідчить про недобросовісність цієї сторони.

Крім того, у випадку судового розгляду ви зможете надати додаткові докази виконання умов договору, такі як листування, інвойси та інше. Якщо в інвойсах згадується договір, це ускладнить контрагенту спростування факту укладення угоди.