Документи – основна складова організації документообігу на будь-якому підприємстві України. Підкоряючись спеціальним вимогам та правилам українського законодавства - вони не лише постійно задіяні у всіх процесах організацій/підприємств, а й забезпечують законність їхньої життєдіяльності.
Документи для підприємств – Законодавча база
Як відомо, діловодство та документообіг – складний цикл, що поєднує кілька взаємодоповнюючих процесів (якісне складання та оформлення документації/система організації/електронне діловодство).
Службові документи, на своєму шляху від точки "А" до точки "В", проходять кілька етапів обробки:
Прийом;
Попередній розгляд;
Реєстрацію;
Передачу;
Виконання та контроль за ним;
Відправлення.
Документування управлінської діяльності підприємств на території України ведеться відповідно до:
Наказом №1000/5 МінЮста України 18/06/2015;
ДСТУ 4163:2020;
Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
Типовою інструкцією документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами у діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
Типовою інструкцією діловодства у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади/постанова КабМіну України № 55 17/01/2018;
Вимогами власних Інструкцій діловодства.
Службова документація - Правила структури та Шаблони
У діловодстві "документом" вважається будь-який вид матеріального носія, що містить інформацію юридичної значущості із заповненням основних реквізитів для ідентифікації. Причому всі організаційно-розпорядчі документи повинні містити комплекс реквізитів/елементів, що розташовуються у порядку:
Державний Герб;
Емблема підприємства;
Зображення нагород/за бажанням;
Код юридичної особи за ОКПО/загальнодержавний класифікатор підприємств та організацій;
Код форми документа по ОКУД/загальнодержавний класифікатор управлінської документації;
Найменування міністерства/відомства/вищої організації (для підприємств відомчої підпорядкованості);
Найменування юр.особи, структурного підрозділу;
Контакти/фізична та юридична адреса підприємства (індекс зв'язку/поштова та телеграфна адреси/нр телефону та факсу/номер банківського рахунку);
Назва виду документа;
Дата;
Індекс;
Посилання на індекс/дату вхідного документа;
Місце складання/видання;
Гриф обмеження доступу до документа/узгодження та затвердження;
Адресат;
Резолюція;
Заголовок тексту;
Відмітка про контроль/наявність програми/засвідчення копії;
Текст;
Підпис;
Візи;
Друк юридичної особи;
Дані виконавця/Прізвище, ініціали, номер телефону;
Відмітки: про надходження/виконання/напрямок у справу або архів/перенесення даних на машинний носій.
Важливо пам'ятати, що правильність вказівки реквізитів – це запорука законності службового «паперу», а допущена помилка або відсутність хоча б одного з основного елемента формуляра – нейтралізує її юридичну силу і ставить під сумнів інформацію, що міститься в службовому документі.
Іншими словами, офіційний документ є підтвердженням правових зобов'язань або ділової діяльності компанії/підприємства лише тоді, коли дотримано встановленого порядку його оформлення. Тому, якщо з яких-небудь причин немає можливості правильно розробити шаблон документа для власних потреб своїми силами – рекомендується скористатися послугами юридичного сайту, де можна безкоштовно завантажити готові документи (Зразок – Договори/Бухгалтерські документи/Кадрові документи/Презентації/Приклади англійських договорів та багато іншого)
