Кадрові документи. Обов'язкові документи для вашого бізнесу.

Кадрові документи — це досить великий перелік документів, котрі повинні мати компанії та фізичні особи-підприємці, якщо у них є наймані працівники. Вони включають загальні організаційні питання, пов'язані з людськими ресурсами, питання, що стосуються нарахування та виплати заробітної плати, а також актуальне питання захисту персональних даних. Тому кадрові документи такої організації можуть перевірятися різними державними органами.

Не існує єдиного переліку кадрових документів, які повинні вести всі організації. Однак існують певні обов'язкові кадрові документи, які можуть вимагати інспектори трудової інспекції, прокуратури, податкової інспекції та інших контролюючих органів.

Обов'язковими кадровими документами є:

• Трудові договори зі співробітниками
• Особові картки працівників
• Трудові книжки
• Повідомлення працівників про вибір форми трудової книжки
• Штатний розклад
• Посадові інструкції
• Правила внутрішнього трудового розпорядку
• Графік відпусток
• Положення про персональні дані
• Згоди на обробку персональних даних
• Положення про оплату праці
• Табель обліку робочого часу
• Розрахунковий листок і документ про затвердження його форми
• Накази

Трудові договори

Кожен працівник повинен мати письмовий трудовий договір. Складається два примірники трудового договору, один з яких передається працівникові.

У договорі вказується місце роботи, посада, заробітна плата, тривалість контракту та випробувальний термін. Будь-які зміни умов праці (наприклад, підвищення заробітної плати) фіксуються як додаткова угода до трудового договору.

Трудові книжки

Як правило, книжки веде відділ кадрів, керівник підприємства або відповідальна особа, призначена наказом. Трудова книжка є основним кадровим документом, що підтверджує трудовий стаж працівника, і всі роботодавці зобов'язані її вести без винятку. Для працівників, які ніколи не працювали у роботодавця, трудова книжка повинна бути оформлена і видана роботодавцем за письмовою заявою працівника.

Особові картки працівників 

Заповнюється на всіх співробітників. Картки можна вести на уніфікованій формі Т-2 або на затвердженій керівником, самостійно підготовленій формі (за умови наявності всієї необхiдної iнформацiї). 

Штатний розклад

Штатний розклад відображає структуру, склад і чисельність персоналу, перелічуючи структурні підрозділи, назви посад та посади із зазначенням кваліфікації (наприклад, клас, розряд). 

Посадові інструкції

З одного боку, посадова інструкція не є обов'язковим документом для відділу кадрів, оскільки компанія сама вирішує, розробляти її чи ні. З іншого боку, це може бути ефективним інструментом у разі виникнення суперечки з працівником. Наприклад, якщо працівник стверджує, що до нього незаконно застосували дисциплінарне покарання, без інструкції буде важко щось довести.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Цей кадровий документ визначає порядок найму та звільнення працівників, права та обов'язки сторін, робочий час, час відпочинку, заохочення та стягнення.

Графік відпусток

Графік складається керівником відділу кадрів (якщо такий є) і підписується генеральним директором. Це потрібно зробити не пізніше середини грудня, тобто за два тижні до початку нового календарного року. З цим документом мають бути ознайомлені всі працівники.

Положення про персональні дані

Положення регламентує склад персональних даних, порядок їх обробки та передачі третім особам, а також права та обов'язки працівників під час обробки. Положення може бути складено в довільній формі, але в будь-якому випадку його зміст повинен відповідати вимогам закону. З цим документом мають бути ознайомлені всі працівники.

Згода на обробку персональних даних

Персональні дані працівників не можуть оброблятися, доки вони не надали згоду на їх обробку. Згода має бути отримана в письмовій формі від кожного працівника.

Положення про оплату праці працівників

Положення про оплату праці розробляється, коли організація здійснює інші виплати (наприклад, премії, нагороди) на додаток до заробітної плати або має іншу структуру оплати праці.

Табелі обліку робочого часу

Компанія веде облік робочого часу кожного працівника. Для цього використовуються форми Т-12, Т-13 або власні табелі обліку робочого часу роботодавця. На основі табелів обліку робочого часу розраховується заробітна плата та заповнюються платіжні відомості.

Розрахунковий листок і документ про затвердження його форми

Під час виплати заробітної плати роботодавець зобов'язаний у письмовій формі сповіщати кожного працівника про складові частини заробітної плати, належної йому за відповідний період, розміри та підстави здійснених утримань, а також про загальну грошову суму, що підлягає виплаті. Ця форма розробляється роботодавцем самостійно і затверджується наказом або іншим внутрішнім кадровим документом. 

Накази

До обов'язкових кадрових документів також можуть бути включені різні не уніфіковані накази, підготовлені компанією самостійно. Накази з основної діяльності видаються з питань, пов'язаних з роботою організації як юридичної особи. Накази з особового складу видаються з питань, що стосуються діяльності організації як роботодавця.

Обирай вже готові шаблони кадрових документів!